Cómo organizo mi gestor de tareas

Desde septiembre de 2013 soy usuario de OmniFocus, uno de los gestores de tareas más interesantes que podemos encontrar en la App Store, siendo este exclusivo para el ecosistema de Apple. Actualmente estoy usando la versión 4 OmniFocus que fue lanzada a finales de 2023 tras varios años de desarrollo en beta.

OmniFocus destaca por su potencial y todas sus características frente a otras alternativas que existen como Things con un maravilloso diseño pero más simple y sencilla; para bien y para mal, Todoist ideal para aquellos que usan varios sistemas operativos ya que está disponible para un gran número de plataformas, la propia aplicación de Recordatorios que tenemos preinstalada en nuestros dispositivos de Apple u otras quizás menos conocidos cómo TickTick, Microsoft ToDo, o Clear que después de varios años de ausencia en la App Store recientemente ha vuelto con su versión 2.0.

Muchos usuario descartan OmniFocus por la complejidad que puede llegar a tener, todas las opciones que nos ofrece o por no tener un diseño tan pulido como Things; y es por eso por lo que hoy te voy a contar como tengo organizado mi OmniFocus, y es que cómo digo habitualmente cuando hablo de ella OmniFocus es tan complejo y complicado de usar como tu quieras lo quieras complicar. Podemos usar todas y cada una de las opciones que nos ofrece pero también podemos simplificarlo mucho y combinar las opciones que más nos interesen o nos convengan según nuestro uso.

Durante todos estos años con OmniFocus he intentado aplicar el método Getting Things Done (GTD) de David Allen pero he acabado haciendo pequeñas modificaciones en su uso para adaptarse mejor a mi gusto y mi día a día; por lo que no puedo decir que soy usuario de GTD, ya que este método no tiene variantes o es o no es. Seguramente durante este 2024 haga cambios en mi organización para acercarme aún más a GTD

Que proyectos (de OmniFocus) tengo

• Buzón no sería considerado un proyecto como tal, pero como lo tengo visible en la lista de proyectos lo menciona también. Es la bandeja de entrada, es donde añado todas las tareas antes de ser procesada. Esta bandeja de entrada es la que uso principalmente en macOS o desde el menú de compartir en iPhone o iPad, en movilidad me gusta más utilizar la aplicación Drafts como bandeja de entrada y posteriormente enviarlo a OmniFocus; hablaré otro día de Drafts.

• Siguientes acciones: Aquí estarán todas las tareas que tengo y puedo que realizar, depende de un proyecto más grande o sean tareas simples no dependientes de nada más.

• Algún día: Lista de tareas que quiero hacer algún día, como dice el título del proyecto. No tienen urgencia ni fecha de vencimiento (1), puedo hacerlos hoy, mañana, dentro de meses o inclusos años, y llegado el momento si decido no hacerlas no pasaría nada.

• A la espera: Son tareas que estoy esperando que suceda algo ajeno a mi para realizarlas o aquellas que depende de alguien, o estoy a la espera de una respuesta de un correo electrónico, una contestación,…

• Lista de proyectos: Donde tengo una lista de los proyectos en los que estoy trabajando, aquí sólo se encuentra el proyecto como tal (definido con el resultado que deseamos obtener), todas las acciones que he de hacer en referencia a ese proyecto se encuentran en Siguiente acciones, A la espera,…

• Más adelante es un carpeta donde en su interior tenemos más proyectos por meses, Enero 2024, Febrero 2024, Marzo 2024,… 2025, 2026 o más adelante. Aquí tengo las tareas que no puedo realizar hasta llegada la fecha en concreto. Anteriormente Más adelante, era una proyecto y tenía todas las tareas dentro, con su fecha de aplazamiento (2) pero todas juntas, y reciamente decidí que fuera una carpeta y tener proyectos por meses.

• Checklist: Tengo cuatro tipos de checklist; diarios, semanales, mensuales y anuales. Aquí tengo guardadas las tareas que se repiten con la frecuencia asignada al checklist.

• Listas de: Diferentes listas de películas para ver, libros para leer, lugares para visitar, cosas que comprar,… Es algo que también podría estar dentro de Más adelante, pero para no sobrecargar esta carpeta prefiero tenerlo más dividido.

• Cuando vaya a …: Igual que las Listas de… podría estar dentro de Más adelante; y poco más se puede decir. Son tareas que tengo que hacer Cuando vaya a Valladolid o Cuando vaya a Madrid, que son dos ciudades que visito con cierta frecuencia. Aquí tengo tanto tareas para hacer antes de ir como cuando ya esté allí

Etiquetas

Desde OmniFocus 3 tenemos las etiquetas, anteriormente conocido como Contextos, y con este cambio lo que ganamos fue la posibilidad de usar más de una etiqueta, ya que inicialmente sólo se podía añadir un contexto a una tarea, esta parte que no todos usan (o lo usan de otra forma en con los Proyectos) es donde le añado el elemento o elementos necesarios para realizar la tarea en cuestión. Las acciones que se encuentran dentro de Algún día y Listas de no tienen etiquetas añadidas.

• Personas: es una carpeta donde tengo una lista de las personas con las que más interactuó o que más necesito para mis tareas.

• Lugares: también es una carpeta donde se encuentran los lugares más habituales donde tengo que realizar distintas acciones

• Herramientas: y como Lugar y Personas, es otra carpeta con las herramientas tanto digitales como físicas mas necesarias o más repetidas.

• Enfoque: Se lo aplico a las tareas que no necesitan de una persona, lugar o herramienta para finalizarlas, si no que son más de pensar, reflexionar,… como “Pensar si finalmente cancelo la suscripción de Netflix”

• Recados: Tareas que tengo que hacer fuera de casa y no en un lugar habitual, ya que en ese caso seguramente esté dentro de ‘Lugares’

• Waiting: Son las tareas que están a la espera de que pase algo, por lo general son las mismas tareas que encontramos en “A la espera”

En estos momentos si tengo una etiqueta “Torneo navidad” que es temporal para añadir a ciertas tareas relacionadas con el trabajo y que una vez finalizado ese torneo de navidad desaparecerá.

Perspectivas, la diferenciación de OmniFocus sobre el resto

Una de la ventajas que ofrece la versión Pro de OmniFocus es la posibilidad de usar Perspectivas, que viene a ser la opción de mostrar las tareas que cumplan con ciertas reglas que establezcamos. Actualmente son tres las Perspectiva que tengo, aunque una de ellas es temporada y en breve eliminaré.

• Disponible: que me muestra todas aquellas tareas que estás disponibles (aquellas tareas que no ha llegado su fecha de aplazamiento no me las muestra), y no me muestra aquellas tareas que no tienen etiqueta, tienen la etiqueta Waiting (ósea que están a la espera) y tampoco las tareas que se encuentran en las Listas de.

• Today: es una perspectiva muy similar a Disponibles y que uso menos, aquí me muestra aquellas tareas que están disponibles (no ha llegado su fecha de aplazamiento), y tienen una fecha de vencimiento; para tener controlado que no se me pase hacer ninguna de estas tareas.

• Torneo Navidad: esta es una perspectiva temporal que he creado a la par que la etiqueta y que en los próximos días eliminaré una vez haya finalizado todo lo relacionado con dicho Torneo

Revisión, otro punto a favor de OmniFocus.

Si la parte de Perspectivas si que es algo que se puede replicar en alguna otra aplicación (que ahora recuerdo sólo Todoist tiene la opción de Filtros) la parte de Revisión es OmniFocus la única aplicación que tiene esta característica esencial y que hace referencia a la revisión semanal tan importante en GTD y cualquier sistema de tareas. Es una parte importante porque primero tenemos que ser consciente de que es lo que tenemos guardado en nuestro gestor de tareas y segundo ya que habrá tareas que hemos realizado y no hemos marcado como hechas en el momento, o que por alguna circunstancias ya no tenemos que hacer, o que su fecha de vencimiento se modificado,… entonces para tener siempre a punto nuestro sistema de tareas, tenemos que revisarlo periódicamente (semanalmente sería lo ideal)

El apartado de Revisión de OmniFocus se mantendrá vacío siempre que esté todo revisado, un dato importante es que podemos modificar la frecuencia de revisión de los proyectos; por ejemplo el proyecto 2026 dentro de Más adelante, no hace falta que haga la revisión semana a semana, puedo hacerlo cada trimestre o semestre, y según se vaya acercando al fecha reducir la frecuencia de revisión.

Disponibilidad

OmniFocus 4 está disponible para macOS, iPadOS, iOS y watchOS para descargar de forma gratuita y poderlo usar durante un periodo de 7 días y a partir de ahí es necesario pagar una suscripción mensual de 9,99€ o 98,99€/año que incluyen la versión Pro de la aplicación o un pago único de 79,99€ por la versión Standard o de 179,99€ por la versión Pro; en caso de tener comprada la versión anterior de OmniFocus tendrías un descuento del 50% en las compras de pago único. Puedes descargar OmniFocus desde aqui.

__ (1) Fecha de vencimiento: es al fecha tope para realizar la tarea, a partir de esa fecha ya no se puede realizar o tendría consecuencia importantes. No es del todo ideal pero también podemos usar las fecha de vencimientos para añadir una fecha en la que nos propongamos realizar la tarea y que aunque no pasara nada deberíamos tener finalizada. Un ejemplo claro sería la renovación del carnet de conducir, que tienes una fecha limite y una vez superada puede tener consecuencias en forma de multa. (2) Fecha de aplazamiento: es la fecha desde la cual se puede realizar una tarea, antes de esa fecha resulta imposible hacerla por el motivo que fuera. Un ejemplo podría ser la presentación de la declaración de la renta en la Agencia Tributaria, ya que tienes un plazo y no puedes hacerlo antes del inicio de ese plazo.